Vacature Personal Assistant

Ben jij een ervaren Personal Assistant die moeiteloos verbanden legt, prioriteiten stelt, en proactief te werk gaat? Sta je stevig in je schoenen en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging? Dan zoeken wij jou!

Functie en organisatie
Dit bedrijf is gevestigd in de Rotterdamse haven. De raffinaderij en terminal hebben directe toegang tot de open zee en het Europese achterland. Vanaf hier voorzien zij miljoenen mensen van energie.

Daarom zijn zij altijd op zoek naar mensen die hen energie geeft. In verband met een interne overstap van de huidige Personal Assistant van de General Manager zoeken wij een energieke, organisatorisch sterke Personal Assistant voor de ondersteuning van de General Manager en een aantal leden van het managementteam. In deze brede functie werk je zowel voor het management van de bestaande organisatie als voor de nieuwe projectorganisatie de zich bezighoudt met de energietransitie projecten.

Naast deze technische projecten, wordt ook een aantal andere projecten opgepakt om onder andere processen te verbeteren en de organisatie voor te bereiden op de toekomst.

Wat doe je zoal?

• Je beheert de agenda’s van diverse Managers (of het MT)
• Je screent en beoordeelt mailboxen op zaken die jij zelf direct kunt oppakken en afhandelen en ondersteunt de managers in hun dagelijks werkzaamheden
• Je handelt telefoon- en e-mailverkeer af
• Je notuleert de wekelijkse Management vergadering en de maandelijkse overlegvergadering met de ondernemingsraad
• Je ontvangt bezoekers voor het Management
• Je organiseert externe vergaderarrangementen en diners
• Je boekt zakenreizen voor medewerkers uit de hele organisatie
• Je plaatst facilitaire bestellingen (drukwerk, taxi, gebak, bloemen)
• Je vervult werkzaamheden t.b.v. geboorte, jubilea, pensionering, kerst, bedrijfsbrede attenties e.d.
• Je (mede) organiseert vergaderingen, bezoeken en events
• Je onderhouden en actualiseert het digitale archief
• Je vervangt de HSEQ Assistant bij afwezigheid en biedt ondersteuning aan de HR afdeling indien nodig

Wat vraagt onze opdrachtgever?                   

Je hebt: 

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en hebt een diploma van een secretariële opleiding
• Je hebt minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie
• Je hebt bij voorkeur ervaring in een industriële, technische omgeving
• Je beschikt over zeer goede kennis van MS Office
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en het Engels

Je bent:

• Proactief en staat stevig in je schoenen
• Je kan snel verbanden leggen en prioriteiten stellen
• Betrouwbaar en discreet
• Je beschikt over een groot probleemoplossend vermogen
• Flexibele, dienstverlenende instelling en oog voor detail

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Een uitdagende en verantwoordelijke fulltime baan
• Uiteenlopende mogelijkheden voor groei en ontwikkeling binnen het bedrijf
• Een open en prettige werksfeer
• Een uitstekend salaris met allemaal extra’s zoals een 13e en 14e maand, 13 ATV dagen en een zeer goede pensioenregeling
• Een bonusplan en diverse regelingen, zoals een sport-of fietsbijdrage
• Een tegemoetkoming basispremie zorgverzekering
• Een laptop en mobiele telefoon die ook privé te gebruiken zijn
• Flexibele werktijden en studiefaciliteiten

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance/Teams. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Pro Assistance BV via frontoffice@pro-assistance.nl of 203016780. Of bezoek hun website http://www.pro-assistance.nl/.